5 einfache CRM-Tools für kleine Teams im Vergleich

• HubSpot passt, wenn ein kostenloser Einstieg und eine spätere Erweiterung um Marketing oder Service wichtig sind.
• Capsule passt, wenn Kontakte, Verkaufschancen und Kundenprojekte übersichtlich zusammenbleiben sollen.
• Bigin passt zu sehr kleinen Teams, die mit einer klaren Pipeline und festen Grenzen beginnen wollen.
• Pipedrive passt, wenn aktiver Vertrieb und der nächste Schritt je Verkaufschance im Mittelpunkt stehen.
• Less Annoying CRM passt, wenn ein einziger Tarif und wenig Paketlogik wichtiger sind als eine breite Plattform.

Einen allgemeinen Sieger gibt es nicht. Die beste Wahl ist das kleinste System, das Ihren häufigsten Kundenablauf vollständig abbildet und vom Team tatsächlich gepflegt wird.

Was dieser Vergleich leistet

Der Vergleich stützt sich auf aktuelle Hersteller- und Hilfedokumentation; die Produkte wurden für diesen Artikel nicht praktisch getestet. Geprüft wurde, wie gut sich Kontakte und Aufgaben verwalten lassen, wie klar die Pipeline abgebildet ist, was der Einstieg kostet, welche Rechte verfügbar sind und wie sich Daten exportieren lassen. Preis- und Tarifangaben entsprechen dem Stand vom 10. August 2026 und können sich je Region, Abrechnung und Steuerstatus ändern. Prüfen Sie Preise, Paketnamen und Kontingente deshalb am Tag des Kaufs erneut auf der jeweiligen Herstellerseite.

Die fünf Tools im Detail

HubSpot: sinnvoll, wenn das CRM mitwachsen soll

HubSpot bündelt Kontakte, Unternehmen, Verkaufschancen, Aufgaben und Berichte. Der kostenlose Einstieg ist für bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte dokumentiert. Das ist attraktiv für ein sehr kleines Team, das später Marketing-, Vertriebs- oder Servicefunktionen ergänzen möchte.

Die Kehrseite ist dieselbe Breite: Prüfen Sie im Pilot nicht nur, ob eine Funktion vorhanden ist, sondern ob Ihr Team die relevanten Ansichten ohne Schulung sicher findet. HubSpot dokumentiert den Export aktueller Datensätze und ihrer Verknüpfungen. Aktivitäten wie Anrufe oder Notizen müssen laut Hilfeseite separat über die dort genannten Wege exportiert werden. Prüfen Sie im Pilot, ob der kombinierte Umfang Ihren Wechsel abdeckt.

Capsule: übersichtlich für Beziehungen und einfache Projekte

Capsule verbindet Kontakte mit Verkaufschancen und Projekten. Der Free-Tarif umfasst laut Hersteller bis zu 250 Kontakte und die grundlegenden Bereiche. Das ist ein plausibler Einstieg für Solo-Selbstständige oder kleine Dienstleister, die nach einem Abschluss auch die Kundenarbeit im Blick behalten wollen.

Für Teams ist die Tarifgrenze wichtig: feinere Rollen- und Teamfunktionen liegen laut Dokumentation in höheren Plänen. Laut Capsule liefert der vollständige Export drei CSV-Dateien für Kontakte, Verkaufschancen und Projekte; Dateianhänge sind darin nicht enthalten und müssen separat heruntergeladen werden. Wer viele kundenbezogene Dateien im CRM ablegt, sollte diesen Aufwand vor der Wahl praktisch durchspielen.

Bigin: klarer Start mit bewusst engen Grenzen

Bigin ist als pipeline-zentriertes CRM für kleine Unternehmen positioniert. Im Free-Tarif dokumentiert Zoho einen Nutzer, 500 Datensätze und eine Pipeline. Als Datensatz zählen dabei Einträge aus Pipelines, Kontakten, Aktivitäten und Notizen. Diese gemeinsame Grenze ist entscheidender als das Wort „kostenlos“.

Bigin eignet sich damit eher für einen kleinen, klar definierten Ablauf als für mehrere Abteilungen. Bigin dokumentiert den Export von Modulen und ausgewählten Feldern als CSV; die Zahl täglicher Exporte hängt vom Tarif ab. Ob Kontakte, Firmen, Notizen und offene Vorgänge für Ihren Wechsel vollständig und wieder einlesbar herauskommen, ist eine Pilotfrage.

Pipedrive: für Teams mit echtem Vertriebsprozess

Pipedrive stellt Leads, Verkaufschancen, Kontakte, Kalender und nächste Aktivitäten in den Mittelpunkt. Der Lite-Tarif wird zum Prüfdatum mit 14 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ausgewiesen; Mehrwertsteuer kommt je nach Status hinzu. Einen dauerhaften Gratis-Tarif nennt die Preisseite nicht, wohl aber eine 14-tägige Testphase.

Das Tool ist besonders plausibel, wenn mehrere offene Verkaufschancen verlässlich durch definierte Phasen laufen. Für reine Kontaktablage kann dieser Fokus unnötige Pflege erzeugen. Beim Export werden Leads, Deals, Organisationen, Personen, Aktivitäten, Notizen und Dateien teils als getrennte Datentypen ausgegeben. Die getrennten Datentypen sind dokumentiert. Ob ihre Beziehungen für Ihren Wechsel verständlich bleiben, sollten Sie im Pilot prüfen.

Less Annoying CRM: einfache Paketlogik, klare Standortfrage

Less Annoying CRM nennt einen einzigen Tarif von 15 US-Dollar je Nutzer und Monat zuzüglich anwendbarer Steuern. Laut Anbieter sind unter anderem unbegrenzte Kontakte und Unternehmen, Pipelines, Aufgaben, mobile Nutzung und Nutzerrechte enthalten. Das reduziert die Frage, welches Funktionspaket nötig ist.

Für ein deutsches Unternehmen bleibt eine andere Prüfung zentral: Der Anbieter nennt AWS in North Virginia als Standort. Daraus folgt nicht automatisch ein Ausschluss. Prüfen Sie für Ihren konkreten Einsatzzweck zusätzlich den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Übermittlungsmechanismus und die Unterauftragnehmer. Ein vollständiger Datenexport ist für Administratoren dokumentiert.

Kosten richtig vergleichen

Der Listenpreis ist nur ein Teil der Entscheidung. Rechnen Sie für Ihr tatsächliches Team:

Monatliche Gesamtkosten = Nutzerlizenzen + nötige Zusatzfunktionen + Integrationen + laufende Pflegezeit.

Drei typische Fallen:

• Ein Gratis-Tarif verliert seinen Vorteil, wenn wichtige Rollen, Dublettenbereinigung oder Automationen einen Wechsel erzwingen.
• Ein Vertriebs-CRM lohnt sich nur, wenn die Pipeline tatsächlich gepflegt wird und weniger Vorgänge liegen bleiben.
• Ein einfacher Tarif kann wirtschaftlich sein, wenn er Auswahl-, Schulungs- und Administrationsaufwand reduziert.

Für einen belastbaren Pilot hilft der Leitfaden Software vor dem Kauf testen.

Datenschutz und Wechselbarkeit sind Auswahlkriterien

Ein CRM verarbeitet typischerweise Namen, Kontaktdaten, Kommunikationsverläufe und Notizen. Herstellerangaben zu Sicherheit oder DSGVO-Unterstützung ersetzen nicht die Prüfung des eigenen Unternehmens. Vor dem Einsatz sollten mindestens folgende Punkte geklärt sein:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmer
• Speicherorte und Mechanismen für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
• Rollen, Exportrechte, Zwei-Faktor-Authentisierung und Offboarding
• Lösch- und Aufbewahrungsregeln
• Umfang eines vollständigen Exports einschließlich Notizen, Aktivitäten und Dateien

Artikel 20 DSGVO gibt betroffenen Personen unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Das ist nicht dasselbe wie ein vollständiger technischer CRM-Export. Für den Anbieterwechsel bleibt ein wieder einlesbarer Export trotzdem praktisch unverzichtbar. Die Checkliste vor dem Tool-Wechsel hilft, Dateien, Zugriffe und Rückweg mitzudenken. Für Rollen und Offboarding bietet Team-Zugänge absichern eine kurze Grundlage.

Entscheidung in 60 Sekunden

Wählen Sie HubSpot, wenn ein kostenloser Start und eine spätere Plattform-Erweiterung wichtiger sind als minimale Komplexität.

Wählen Sie Capsule, wenn Beziehungen und einfache Kundenprojekte wichtiger sind als ein stark automatisierter Vertrieb.

Wählen Sie Bigin, wenn ein sehr kleiner, klar begrenzter Prozess mit einer Pipeline genügt.

Wählen Sie Pipedrive, wenn Ihr Team täglich mehrere Verkaufschancen bewegt und nächste Aktivitäten konsequent steuern muss.

Wählen Sie Less Annoying CRM, wenn Sie eine einfache Paketlogik bevorzugen und die Prüfung des US-Datenstandorts zu Ihrem Datenschutzkonzept passt.

Wenn keine dieser Aussagen eindeutig trifft, beginnen Sie nicht mit einem Produkt. Schreiben Sie zuerst Ihren häufigsten Kundenablauf in fünf Schritten auf und testen Sie denselben Ablauf mit denselben künstlichen Daten in höchstens zwei Werkzeugen. Entscheidend ist nicht die längste Funktionsliste, sondern ob das Team nach zwei Wochen zuverlässig weiß, wer bei welchem Kunden als Nächstes handelt.